Даже если у вас полный беспорядок в делах, вы не знаете, за что браться в первую очередь, как разобраться со множеством самых разных задач, вам помогут основы управления своим временем. Законы тайм менеджмента довольно просты в применении и позволяют сэкономить массу времени, если подойти к их изучению с умом.

Законы тайм менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

Самый популярный закон заключается в том, что все дела делят на 4 категории: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные, неважные несрочные. Обычно это изображают в виде двух пересекающихся осей, одна из которых носит название «важность», вторая — «срочность». Получившиеся 4 зоны заполняют задачами:

Важные срочные дела следует выполнить в первую очередь;

Важные несрочные задачи должны стать вашим главным приоритетом. Если не выполнить их вовремя, то они станут срочными и могут заставить изрядно понервничать, заставив переживать не выполнить их вовремя;

Неважные срочные дела следует избегать или делегировать. Например, вы заняты своими делами, а вас просят отнести письмо в другой отдел. Чтобы не отвлекаться вы можете попросить сделать это того, кто сейчас не занят;

Неважные несрочные — это вещи, на которые вы впустую тратите своё время. Проверка сообщений в социальных сетях, поход за очередной чашкой кофе и бессмысленная болтовня с соседом — всё это относится к этому квадрату. Такие вещи следует относить к отдыху или не выполнять вообще.

Жизненные роли

Этот закон тайм менеджмента подразумевает разделение своих жизненных сфер по определённым ролям: «я сын», «я работник», «я любитель книг» и т.п. Пусть их сперва будет 4-5, чтобы потренироваться. Суть заключается в том, что задачи следует выполнять по одной из каждой роли. Навестили родителей — займитесь стиркой в квартире, постирали вещи — почитайте книгу и т.п. Этот закон удобно применять, если вам надо выполнить много задание в течение одного-двух дней.

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона говорит о том, что необходимо ставить себе временные рамки на выполнение определённых задач: «Если вы хотите прочитать книгу за неделю, вы прочитаете её за неделю. Если вы хотите прочитать книгу за 3 дня, вы прочитаете её за 3 дня». Временные рамки заставляют нас искать возможности сделать работу быстрее. Если вы хотите выполнить задание за 30 минут, вы можете потратить на это 40, но это всё равно будет правильнее, чем выделять 3 часа.

Закон правильной постановки целей

Законы тайм менеджмента не будут работать, если ставить неправильные цели. Ставьте перед собой задачи, результат которых чётко измерим, вы закладываете определённое время на их выполнение и при этом они реалистичные. Нельзя прочитать «Войну и мир» за 24 часа, а за неделю — вполне возможно.

Правило 15 минут

Если какая-то задача требует меньше 15 минут на её выполнение, сделайте её прямо сейчас. Это относится к внезапно свалившимся поручениям. Например, вы заняты работой, а вас просят срочно отправить коммерческое предложение в другую компанию. Это займёт у вас 3 минуты, но вы не хотите отвлекаться в данный момент. Если отложить эту задачу на потом, то вы можете просто про неё забыть, либо мысль о ней будет отвлекать вас от основной работы.

Законы тайм менеджмента заработают сразу же, как только вы начнёте их применять. Если сейчас у вас много нерешённых дел, занесите их на бумагу и рассортируйте по важности. Со временем эти правила войдут в привычку, и вы научитесь следовать им на автомате. Это помогает не забывать о важных мелочах и всё успевать.