Совместите графики работы

Чтобы удалённая работа была успешной, обычно требуется некоторое перекрытие рабочего времени сотрудников, занятых в одном проекте. Мы в 37signals пришли к выводу, что для полноценной совместной работы и ощущения себя единой командой нам требуется приличное перекрытие рабочего времени — не менее четырёх часов. Это не проблема, если вы находитесь в Лос-Анджелесе и работаете с кем-то из Нью-Йорка, а вот если, скажем, вы в Чикаго, а ваш коллега — в Копенгагене, задача усложняется. Лёгких путей здесь нет. Нам пришлось пойти на компромисс. Копенгаген работает с 11 до 19 (по местному времени), а Чикаго — с 8 до 17, тем самым обеспечивая искомое пересечение на четыре часа.

К счастью, помимо обычного рабочего графика «с девяти до пяти», есть множество очень удобных вариантов организации работы и отдыха. Выберите свой. Работая вместе с остальными членами команды всего четыре часа, вы, вероятно, сделаете гораздо больше. Вместо того чтобы потратить весь день на «срочные» сообщения электронной почты и отвлекающие телефонные звонки, половину рабочего дня вы будете иметь в своём полном распоряжении. Кроме того, вы удивитесь, обнаружив, как много людей предпочитают нестандартные часы работы. Может, так у них остаётся больше времени на общение с семьей или на хобби или им просто лучше работается по ночам или в несусветную рань.

Делайте всё видимым

Некоторое пренебрежение к удалённой работе основывается на ошибочном представлении, будто в этом случае всё взаимодействие происходит вслепую. К счастью, эту проблему очень легко решить, используя общий доступ. Открыть другим людям доступ к экрану своего компьютера можно с помощью таких инструментов, как WebEx, GoToMeeting, Join.me и тому подобных. Можно вместе просматривать презентацию, анализировать последние изменения на сайте, делать наброски в Photoshop, наконец, редактировать текстовый документ. Вы очень быстро привыкнете делить один экран с собеседником, и звонок без выхода в общий доступ уже будет казаться странным. Вот секрет того «волшебства», которое люди якобы чувствуют, сидя в одной комнате, — возможность видеть и обсуждать одно и то же.

Та же техника работает и в случае асинхронного взаимодействия в медленном темпе. Если в 37signals кто-то хочет показать новую функцию, над которой работает, он нередко использует самый лёгкий способ — записывает скринкаст с её описанием. В общем случае скринкаст — это запись происходящего на вашем экране, которую другие могут воспроизвести и посмотреть, как фильм. Эти программы созданы не для технических гениев, они невероятно просты. В компьютерах Mac можно создавать скринкасты при помощи QuickTime Player: для этого нужно всего лишь запустить программу и нажать кнопку «Запись нового экрана».

Обеспечьте общий доступ

Что мне делать дальше? Где файлы для завтрашнего выступления? Свободен ли Джонас на следующей неделе? Если все сидят в одной комнате, ответы на эти вопросы получить просто. Но, работая удалённо, часто оказываешься в ситуации «спроси того, не знаю кого». Выход прост: в любой момент всё должно быть доступно всем. Если Джон в Лондоне должен ждать пять часов, пока кто-то в Чикаго окажется в сети и скажет ему, что делать дальше, он потеряет половину рабочего дня. Проблема доступности материалов и инструкций почти полностью решается техническими средствами — продуктами, которые позволяют иметь единое централизованное облачное хранилище всех файлов, обсуждений, списков дел и календарей, необходимых для реализации проекта. Как, например, наш Basecamp. Существует огромное количество инструментов, с помощью которых можно всё что угодно сделать достоянием всех членов команды. Некоторые компании обходятся одним файлообменником Dropbox. Другие используют Highrise или Salesforсe, например, чтобы отслеживать эффективность продаж. Самое главное — исключить ситуацию, когда что-то важное хранится на компьютере или в почте одного человека.

Виртуальный кулер

Всем нужны перерывы, и хорошо бы проводить некоторые из них со своей командой. Вот тут-то и помогает виртуальный кулер. Для организации чатов мы используем программу собственной разработки под названием Campfire. Кто-то предпочитает серверы IRC. Идея одна и та же: простой инструмент для создания чата, где можно зависать, трепать языком, размещать прикольные картинки — в общем, бездельничать. Основная функция чата — сплочение команды. Замечательная его особенность: он не требует вашего постоянного внимания. Люди появляются там в течение дня во время своих перерывов. Таким образом, удалённый работник может самостоятельно решать, когда и сколько ему общаться с коллегами. На первый взгляд, посещение чата может показаться потерей времени, но это не так. Это качественная «потеря времени» в кругу единомышленников. Всем нам это нужно.

Поступательное движение

Утром нальёшь кофе, остановишься поболтать с коллегой и узнаешь всё, что происходит важного. Работая удалённо, из этого информационного потока выпадаешь. Чтобы у команды развивалось чувство общности и уверенность в поступательном движении компании, каждый член должен ощущать, что он полностью в курсе происходящего. В 37signals мы проводим еженедельные обсуждения в ветке с темой «Над чем вы работаете?». Каждый пишет несколько строк о том, чем занимался на прошлой неделе и что собирается делать на следующей.

Никто не хочет отчитаться так: «Эту неделю я потратил на завершение миссии в Halo 4, а ещё съел три пиццы и посмотрел два реалити-шоу». Нам всем от природы присуще стремление не огорчать своих, поэтому, когда человек берёт на себя публичные обязательства, он с удвоенной силой старается выполнить обещанное. Кроме того, дурачить коллег гораздо труднее, чем босса. В разговоре с менеджером проекта, не очень хорошо разбирающимся в тонкостях кодирования, программисты могут превратить задачу на тридцать минут в аналог недельной полярной экспедиции, но, если эта сказка окажется достоянием гласности и её услышат другие программисты, уловка немедленно будет раскрыта.

Встречайтесь

У вас нет постоянного офиса или не все работают там? Это вовсе не значит, что вам не нужно время от времени собираться вместе. На самом деле это необходимо. Мы в 37signals собираемся минимум дважды в год на четыре-пять дней. Отчасти для того, чтобы обсудить работу, представить последние проекты и определиться с будущим направлением развития компании. Но главная идея — снова сопоставить человеческие лица с именами на экранах и делать это достаточно регулярно, чтобы помнить: все мы люди, все личности. На самом деле гораздо легче работать удалённо с теми, с кем встречался в так называемом реальном мире, смеялся и сидел за одним столом. Особенно полезны такие встречи для того, чтобы представить всей команде новичков. То, что вы большую часть времени работаете удалённо, не означает, что вы должны работать удалённо всегда. Старайтесь не только вкалывать, но и веселиться вместе время от времени.

Побудьте в их шкуре

Чувствовать себя человеком второго сорта — то ещё удовольствие. Представьте, как раздражает, если любая дискуссия заканчивается фразой: «Мы тут с Джоном вчера всё обсудили в офисе и решили, что твоя идея не сработает». Да пошли вы… Если вы владелец или руководитель компании, ваш долг — создать и поддерживать как минимум равные условия и для тех, кто в офисе, и для тех, кто вне его. Повысить шансы на успех может переход на удалённую работу кого-то из высшего руководства. Люди, у которых есть полномочия изменить ситуацию, должны испытать те же сложности, что и их подчинённые. Пусть просто поработают дома несколько дней в неделю. Так они получат хоть какое-то представление о том, каково это — быть в шкуре удалённого сотрудника. Техника уравнивания правил игры довольно проста: установите качественную систему конференц-связи, пользуйтесь приложениями для предоставления общего доступа к экрану вроде WebEx, чтобы во время обсуждения все видели одно и то же, и как можно больше общайтесь посредством электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями. Ну и почаще думайте о том, как бы вы себя чувствовали на месте удалённого коллеги.

Один на один

Безусловно, боссу полезно общаться со всеми подчинёнными, но с удалёнными сотрудниками неплохо было бы связываться чуть чаще (поскольку с людьми в офисе и так постоянно сталкиваешься). В 37signals нет регулярного расписания для этого, но всё же мы стараемся раз в два-три месяца общаться по телефону с каждым сотрудником, работающим удалённо. Такое общение мы называем «один на один», а в других компаниях говорят «регулярный созвон» или просто «чекин».

Главное, чтобы оно было а) неформальным и б) диалогом. Это скорее звонок типа «что нового, как жизнь вообще?», чем конкретная критика конкретного проекта или реакция на выполненную работу. Цель разговоров «один на один» проста — поддерживать связь с коллегами. Благодаря им можно вовремя разрешать проблемы и сомнения, которые иначе копились бы и множились. Состояние духа и мотивация — хрупкие вещи, тут лучше держать руку на пульсе.

Следите за переработкой

Может показаться, что главная причина неудач удалённой работы — потеря эффективности и вспышки лени среди сотрудников. На самом деле главным врагом удалённой работы является не недо-, а переработка. В офисе люди иногда задерживаются после окончания рабочего дня на несколько часов, но в определенный момент всё же расходятся. Для удалённых работников такой чёткой границы нет. Когда и живёшь, и работаешь дома, трудно разделять эти две составляющие жизни. Так, моя девушка сегодня вечером встречается с подругами? Отлично, можно как раз закончить один проект. В субботу будет дождь? Что ж, смогу доделать отчёт.

Это могло бы выглядеть как мечта работодателя: сотрудники вовсю трудятся свурхурочно, не требуя за это компенсации! Но всё не так просто. Если работа поглощает целиком, повышается вероятность «выгорания». Каждый должен следить за тем, чтобы его коллеги не перерабатывали, но конечная ответственность лежит на руководителях и собственниках бизнеса, задающих правила игры. Культура переработки легче складывается в компаниях, где в суперменов-трудоголиков постоянно играют «наверху».

В 37signals применяются различные способы для борьбы с естественной склонностью к переработкам. Например, с мая по октябрь мы предоставляем всем дополнительный день отдыха в неделю, чтобы, пока стоит хорошая погода, проводить больше времени на природе и снимать напряжение после тяжёлой зимы. А ещё финансируем увлечения сотрудников и поощряем людей брать отпуска, даря им поездки по их выбору. Вам не нужна банда лоботрясов, но не нужна и команда суперменов. В долгосрочной перспективе лучшими работниками оказываются те, кто трудится разумное количество времени. Не слишком много, не слишком мало — столько, сколько нужно для нормальной жизни. Обычно это сорок часов в неделю.