Как часто в веренице дел и забот вы задумывались о том, что в сутках не хватает еще 24 часов? День за днем исчезает за множеством рутинных хлопот, которые отнимают массу времени, но не приносят достойного вознаграждения. Усталость с каждым днем все больше давит на плечи, а всему причиной является стремление успеть везде и всюду не имея четко организованного плана действий, который помогает сформировать расстановка приоритетов.

Отсутствие конкретных приоритетов заставляет терять и без того ограниченное время на абсолютно не важные и, более того, не нужные дела. Но как научиться расставлять приоритеты?

С одной стороны, сам по себе процесс определения наиболее важных и первоочередных дел вполне логичное и простое дело. Но он кажется таковым до тех пор, пока к нему не преступаешь. Стоит взяться за это всерьез: составить список дел и приступить к определению порядка их выполнения, как выясниться, что некоторые задачи с первого взгляда имеют равнозначную ценность.

Для того чтобы научиться расставлять приоритеты можно воспользоваться следующим алгоритмом.

1. Возьмите лист и ручку и напишите список ваших приоритетов на отдельно взятый период, например, год. Затем, составьте список дел на ближайшее время, неделю или месяц.
2. Определите их первоочередность и необходимость. Чтобы упростить данную процедуру можно воспользоваться двумя эффективными способами и, прежде всего, матрицей Эйзенхауэра.

Согласно этой методике все приоритеты делятся на четыре категории. К первой категории A относятся наиболее важные дела, которые следует выполнить немедленно, иначе достижение поставленных целей станет невозможным или произойдут другие негативные последствия.

Важные, но не такие срочные дела, которые чаще всего являются «шагами» к достижению стратегических целей в будущем, будут составлять категорию B.

Категория C будет содержать перечень приоритетов, которые следует выполнить срочно, но важными они не являются. И в последнюю категорию D войдут все остальные дела, которые не будут ни срочными, ни важными.

Благодаря исключению всех дел, что попали в категорию D, вы сможете освободить немного времени для отдыха и сфокусироваться на действительно важных приоритетных делах. Также целесообразно хладнокровно оценить все задачи, что попали в категорию C: стоит ли тратить на них время. Таким образом, все дела поделятся по таким критериям, как важность и срочность.

3. Нельзя исключить, что в остальных трех категориях будет фигурировать по несколько задач, часть из которых нужно отсеять, а затем, распределить в порядке приоритетности. Потому что излишне длинные списки дел более трудоемкие и неэффективные. В этом сможет помочь закон Парето.

Просмотрите получившийся список дел, определите, даст ли выполнение этой задачи 80% результата или потребует 80% усилий, но обеспечит эффективность только на 20%. Определение тех самых 20% приоритетных задач поможет исключить множество лишних дел, без которых вы сможете добиться поставленных целей в более короткие сроки.

Определить такие приоритеты можно, задав следующие вопросы:

1) сможет ли это приблизить меня к достижению цели?

2) достаточно ли ресурсов, в частности, времени для этого дела?

3) реально ли это выполнить?

4) будет ли ожидаемый эффект достоин затраченных усилий?

Так можно определить стоит ли овчинка выделки и сконцентрироваться на важных делах с максимальной отдачей. Они и будут теми самыми драгоценными 20%. Это поможет сэкономить такой незаменимый ресурс, как время.

4. Чтобы не допустить отклонений от расставленных приоритетов, необходимо постоянно задаваться вопросом: а точно ли в этот момент я занимаюсь важным делом, что поможет мне добиться моей цели? Это не значит, что нужно становиться ярым трудоголиком. Отдых — важная составная эффективной работы, так как он позволяет набраться сил и «перевести дыхание», чтобы потом с большей плодотворностью трудиться.
5. Через определенный промежуток времени необходимо пересмотреть список приоритетов, ведь жизнь меняет человека и ситуация может заставить изменить приоритеты.

Этот несложный алгоритм поможет расставить приоритеты в достижении глобальных целей или оптимизировать ежедневную рутинную работу. Рассмотрим как научиться расставлять приоритеты с его помощью.

К примеру, ваша приоритетная цель через год работать во Франции программистом. Это следует учитывать при составлении списка и на всех этапах, постепенно отсеивать все дела, что никаким образом не приблизят к этой цели. Так, при составлении матрицы Эйзенхауэра (20% дел), в первой категории будут такие приоритеты, как посещение курсов французского языка, совершенствование навыков программирования и т. п. В категории B — оформление визы, поиск вакансий, аренда жилья во Франции и др. В третьей группе — уборка, поход за продуктами или в боулинг-клуб. А в последней, посещение социальных сетей, просмотр телесериалов и другие подобные дела.

Итак, мы рассмотрели как научиться расставлять приоритеты. Правильно установленные приоритеты позволят добиться желаемых результатов за минимальное количество времени, не лишая себя сна и отдыха.