Если и существуют секреты успешного менеджмента, то одним из них будет делегирование полномочий. Под делегированием понимают распределение руководителем определенного количества обязанностей между его подчиненными. Эффективное делегирование в менеджменте — залог процветания бизнеса, потому что оно позволяет увеличить скорость реакции на изменения внешней среды и дает возможность менеджеру выполнять стратегические задания, не отвлекаясь на менее значимые вопросы.
Итак, когда необходимо применять делегирование полномочий? Если вы чувствуете, что времени для выполнения всего запланированного объема работы катастрофически не хватает, то пора его применить.
Не стоит считать, что делегирование позволяет просто сбросить груз ответственности с плеч и оградиться от работы, которая неинтересна или скучна. На самом деле, с его помощью можно быстрее достигнуть цели благодаря правильному использованию работы и времени других людей. При этом руководителю не придется разрываться на части и доводить себя до физического и морального истощения.
Делегирование имеет ряд достоинств:
- мотивирует сотрудников и повышает их квалификацию;
- освобождает время для более значимых задач;
- повышает скорость принятия решений и выполнения задач;
- экономит денежные средства.
Почему же несмотря на такие весомые преимущества, многие руководители боятся передавать часть своих полномочий другим? Прежде всего, это связано с тем, что делегирование в менеджменте является жизненно необходимым навыком руководителя, некорректное применение которого может привести к краху компании. Этот страх часто мешает менеджерам обращаться к такому эффективному и незаменимому методу управления.
Итак, рассмотрим ошибки, из-за которых руководители не доверяют делегированию.
- Неправильный выбор полномочий для передачи. Не все обязанности руководителя имеют равнозначную важность для предприятия. Для определения менее важных, второстепенных задач необходимо задаться двумя вопросами: сколько стоит ваше время и что вы получите от выполнения этой задачи?
Что даст больший эффект: два часа, потраченные на копирование документов на ксероксе, или получасовая беседа с новым партнером? Зарплата руководителя многократно превосходит оклад технического служащего, которому можно поручить копирование документов. На этом примере легко понять, что важнее, но по факту все бывает сложнее.
Руководитель не должен делегировать стратегические и конфиденциальные задачи особой важности, контроль результатов, а также срочные и рискованные дела, неоставляющие возможности для перепроверки. Поэтому следует обдумывать тщательно ряд полномочий, которые безболезненно можно передать другому ответственному работнику, оставив за собой дела, которые имеют стратегически важное значение.
- Несвоевременность передачи. Как бы то ни было, один в поле не воин, поэтому руководитель крупной компании, да и любого структурного подразделения, рано или поздно будет вынужден делегировать ряд своих полномочий подчиненным. Будет более правильным и плодотворным, если это произойдет не резко без предупреждений, а планомерно, дав возможность работнику привыкнуть и детально вникнуть в ситуацию.
- Полное абстрагирование от дел. Распределение обязанностей даже в самом обширном понятии не позволит полностью дистанцироваться от бизнеса, потому что есть работа, которую может выполнить только руководитель. Длительно отсутствие руководства может значительно пошатнуть или вовсе уничтожить компанию.
- Контроль за каждым шагом подчиненных. Делегирование не будет иметь никакого смысла, если начальник будет дотошно контролировать выполнение каждого поручения или действия сотрудника, на которого возложил обязанности. Такое отношение не позволит сотруднику развиваться, демотивирует его, а также лишит делегирование всяческого смысла, потому что не даст менеджеру спокойно заниматься своей работой.
Во-первых, выберите профессионального сотрудника и доверьтесь ему. Во-вторых, как говорят, доверяй, но проверяй. Любую работу можно контролировать по статистическим данным. Определите 1-2 показателя эффективности работы подчиненного и контролируйте их с помощью отчетов.
- Отсутствие конкретики. Как было в известной сказке, «иди туда не знаю куда, принеси то, не знаю что» никогда не даст желанных результатов, а лишь потратит время подчиненных и испортит нервы руководителю. Какой бы ни был гениальный сотрудник вряд ли он обладает телепатическими способностями, поэтому необходимо ставить четкие задачи и детально объяснять результаты, которые должно дать их выполнение.
- Равнодушие и холодность. Необходимо донести до подчиненных, что с любыми возникшими в процессе работы вопросами они всегда могут обратиться к вам. Потому что иначе обширная самодеятельность и нехватка данных может привести к большим потерям, как минимум времени.
Таким образом, если избежать этих ошибок, то делегирование в менеджменте станет лучшим, что могло случиться с руководителем и всей организацией в целом. С помощью распределения обязанностей достижение целей предприятия и его общее процветание станет на один шаг ближе.
